Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sebagai rekaman informasi dari setiap kegiatan administrasi suatu organisasi, arsip akan terus berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin kompleksnya fungsi-fungsi dan tugas organisasi. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Permasalahan yang sering dihadapi adalah arsip bertambah banyak dan semakin menggunung dari hari ke hari sehingga makin terasa sesak ruangan kerja.
Oleh karena itu untuk menghindari terjadinya penumpukan arsip, penting bagi pencipta arsip untuk melakukan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Menurut Perka No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang: (1) memiliki nilai guna kesejarahan; (2) telah habis retensinya; dan/atau (3) berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Bone Bolango telah melakukan penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kerasipan Kabupaten Bone Bolango dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang dilaksanakan pada tanggal 8 Februari 2021 dan 27 Desember 2021.
